Menyimpan File Dokumen Microsoft Word

 

1. 
   

Cara Menyimpan File Dokumen Microsoft Word

Dalam materi belajar MS Word sebelumnya kita telah membahas cara membuka file dokumen ms word. Setelah mengedit atau membuat file baru maka kita perlu memperlajari bagaimana cara menyimpan file ms word tersebut ke komputer, flashdisk, google drive atau media lainnya. Agar perubahan atau dokumen baru tersebut tidak hilang dan bisa digunakan lagi.

Nah, pada materi ini kita akan menyimpan file MS Word dalam berbagai kondisi. Diantaranya adalah menyimpan file baru dengan nama baru. Selain itu kita juga belajar menyimpan dokumen yang sudah tersimpan sebelumnya dengan nama yang sama. Kita juga mempelajari bagaimana menyimpan dengan nama berbeda. Dan terakhir menyimpan dokumen dengan password agar dokumen menjadi terproteksi dan lebih aman. Agar lebih jelas mari kita bahas mulai dari yang pertama.

Menyimpan File Baru di Microsoft Word

Cara yang pertama ini digunakan untuk menyimpan file setelah membuat dokumen baru pada MS Word. Secara default, ms word akan otomatis memberikan nama file tersebut menjadi Document1, Document2 dan seterusnya. Kita bisa menyimpannya dengan nama sesuai keinginan kita.

Berikut ini adalah cara menyimpan file dokumen baru pada Microsoft Word di komputer atau flashdisk.

1. Buat dokumen ms word baru dan mulailah ketikkan pekerjaan anda.
2. Setelah selesai, klik menu File.
   
3. Kemudian klik Save as. Maka akan tampil jendela Save As.
4. Lalu klik tombol Browse untuk menampilkan kotak dialog box tempat di mana kita ingin menyimpan dokumen.
5. Pilih folder tempat menyimpan file sesuai keinginan. Kita bisa memilih menyimpannya pada folder di komputer, laptop atau di flashdisk.
6. Pada File Name isikan nama file sesuai keinginan. Lalu pada bagian Save as Type pilih Word Document (*.docx).
7. Terakhir, klik Save untuk mulai menyimpan. File sudah tersimpan dengan aman dan kita bisa menutup ms word dengan aman kapanpun tanpa takut dokumen tersebut hilang.

Setelah dokumen tersimpan kita bisa melihatnya di File Explorer pada Windows sesuai dengan lokasi folder yang kita pilih tadi.

Menyimpan Dokumen yang Sudah Tersimpan pada Microsoft Word.

Cara ini digunakan untuk menyimpan dokumen setelah mengedit file yang telah tersimpan. Ada 2 kondisi pada bagian ini. Pertama, kita bisa menyimpannya langsung pada file tersebut tanpa merubah nama. Kedua, kita dapat menyimpan dokumen tersebut pada file yang berbeda dengan nama yang berbeda pula. Kita bahas yang pertama terlebih dahulu.

Berikut adalah cara menyimpan dokumen yang telah tersimpan di MS Word tanpa merubah nama file.

1. Buka file MS Word yang sudah tersimpan lalu edit sesuai keinginan.
2. Setelah selesai mengedit, klik menu File.
3. Lalu klik Save. Maka semua perubahan yang dilakukan pada saat kita mengedit dokumen sudah tersimpan pada file tersebut.

Nah, jika kita ingin menyimpannya pada file yang berbeda. Maka ikuti langkah di bawah ini.

Berikut ini adalah langkah-langkah menyimpan file yang sudah tersimpan di MS Word dengan nama yang berbeda.

1. Buka file MS Word yang sudah ada kemudian edit sesuai kebutuhan
2. Setelah selesai, klik File.
3. Kemudian klik Save as.
4. Pilih Browse. Kemudian pilih folder di mana kita akan meletakkan dokumen tersebut.
5. Pada File Name isikan nama baru sesuai keinginan.
6. Klik Save untuk menyimpan.

Menyimpan File dalam Format yang berbeda (doc, docx atau PDF)

Pada aplikasi Word 2007 dan versi terbaru semua dokumen yang disimpan dalam aplikasi ms word secara default akan disimpan dalam format docx. Namun terkadang kita ingin menyimpannya dalam format doc agar bisa dibuka di versi Word yang lama. Ada juga yang ingin menyimpan menjadi file PDF untuk keperluan pemberkasan dokumen online.

Berikut adalah cara menyimpan file dokumen Word dalam format doc, docx dan PDF.

1. Buka file ms word yang ingin diganti format dokumennya. Atau buat baru dokumen tersebut.
2. Klik menu File, lalu pilih Save as.
3. Klik tombol Browse lalu tentukan lokasi dokumen akan disimpan.
4. Ubah format yang ada di sebelah Save as type menjadi format yang diinginkan. Saat list di sebelah Save as type diklik akan muncul banyak pilihan. Word 97-2003 Template (.doc) untuk menyimpan ke dalam format doc. Word Document (.docx) untuk menyimpan dalam format docx. Sedangkan PDF (*.pdf) untuk menyimpan menjadi file PDF.
5. Klik Save. Maka file tersimpan sesuai format yang telah dipilih.

Menyimpan File Ms Word Dengan Menggunakan Password

Bagi anda yang tidak ingin file ms word nya diedit orang lain maka memberi password bisa menjadi solusi.

Berikut ini adalah cara memberi password file MS Word.

1. Buka terlebih dahulu file ms word atau buat baru dokumen tersebut.
2. Klik File lalu pilih Save as.
3. Pada kolom Browse klik Tools yang tepat disamping tombol Save,
4. Pilih General Options maka akan muncul dialog box general options tersebut.
5. Isikan password untuk membuka file sesuai keinginan dikolom password to open. Isikan juga password untuk mengedit file pada kolom password to modify.
6. Centang kolom read only recommended sehingga dokumen hanya dapat dibuka untuk dibaca saja.
7. Setelah itu klik OK pada kotak dialog general options tersebut.
8. Lalu akan muncul tombol konfirmasi password, masukkan password yang sudah diketik tadi pada kolom Reenter password to open di dalam kotak dialog confirm password yang pertama, dan klik OK.
9. Selanjutnya akan muncul kotak dialog confirm password yang kedua, masukkan password kembali pada kolom Reenter password to modify, dan klik OK.
10. Terakhir, klik Save pada kotak dialog Save as untuk menyimpan file tersebut. Maka dokumen sudah terproteksi dengan aman.

Menyimpan File di Microsoft Word dengan Cara Cepat

Ada 2 cara cepat yang bisa dilakukan dalam menyimpan dokumen MS Word.

Pertama, menggunakan tombol kombinasi di keyboard yaitu dengan cara tekan CTRL+S secara bersamaan. Jika file tersebut merupakan file yang sudah tersimpan maka saat melakukan perintah CTRL+S file lama akan diperbarui sesuai perubahan yang dilakukan. Jika file tersebut adalah dokumen yang baru dibuat maka akan muncul tampilan Save this file. Kita hanya perlu menekan More save options lalu lanjutkan sesuai dengan cara-cara di atas.

Kedua, menggunakan tombol cepat di aplikasi MS Word dengan icon atau simbol disket atau floppy disk. Tombol tersebut terdapat di Quick Access Toolbar yang berada di sudut kiri atas aplikasi.

Read More

Membuka File Dokumen MS Word (docx, doc dan dot)

Cara Membuka File Dokumen MS Word (docx, doc dan dot)

Setelah mempelajari cara membuka aplikasi Microsoft Word dengan bermacam-macam metode, kali ini kita akan membahas cara membuka file dokumen yang telah kita buat di ms word. Tujuannya yaitu untuk mengedit kembali file dokumen tersebut. Entah mau menambahkan sesuatu atau menghilangkan sesuatu yang ada di dalam dokumen.

File MS Word memiliki format yang bermacam-macam. Bagi pengguna aplikasi versi lama yaitu MS Word 2013 dan sebelumnya, format file yang populer adalah doc. Sedangkan untuk Word 2007 dan versi setelahnya, format yang paling populer adalah docx. Selain doc dan docx, aplikasi ini juga bisa menyimpan dan membuka dot, dotx, rtf, odt maupun txt.

Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk membuka dokumen MS Word. Mulai dari cara lambat hingga cara yang lebih cepat. Bahkan di materi belajar microsoft word ini kita akan membahas cara membuka file word yang dipassword. Mari kita mulai dengan cara yang lambat terlebih dahulu.

Membuka File Word Melalui Aplikasi Microsoft Word

Cara ini cukup lambat karena kita harus membuka aplikasinya terlebih dahulu. Kemudian menggunakan menu File > Open untuk mencari lokasi dokumen.

Berikut adalah cara membuka file Word doc atau docx melalui aplikasi MS Word.

1. Buka aplikasi MS word seperti yang telah dijelaskan di materi sebelumnya.
2. Setelah aplikasi terbuka, klik Open untuk menampilkan halaman Open backstage view. Ada tips lain untuk membuka jendela open tersebut yaitu dengan memanfaatkan tombol keyboard komputer. Cukup tekan CTRL dan O secara bersamaan maka kalian akan langsung di bawa menuju halaman Open Backstage View.
3. Klik tombol Browse, untuk menampilkan kotak dialog file explorer.
4. Di dalam kotak dialog tersebut, cari di mana file anda disimpan lalu pilih file tersebut.
5. Lalu klik tombol Open. maka dokumen yang telah kalian pilih tersebut akan otomatis terbuka dan kotak dialog akan otomatis tertutup.

Membuka File Word dari Windows File Explorer

Cara ini lebih singkat yaitu dengan langsung membuka dokumen kita dari folder tempat file tersebut disimpan. Dengan cara ini kita tidak perlu membuka aplikasi Word terlebih dahulu.

Berikut ini adalah cara membuka file dokumen MS Word dari file explorer.

1. Buka File Explorer atau Windows Explorer. Bisa dengan cara klik kanan tombol Start lalu klik File Explorer. Lebih cepatnya dengan cara tekan tombol logo Windows dan E secara bersamaan.
2. Setelah terbuka, cari file doc, docx atau dokumen lain yang ingin dibuka.
3. Klik 2x file tersebut. Maka dokumen akan langsung terbuka.

Membuka File MS Word yang dipassword

Tujuan seseorang memberi password pada file MS Word adalah untuk memproteksi atau mencegah dokumen diedit orang lain. Jadi hanya orang-orang yang mengetahui password tersebut yang bisa membukanya.

Berikut ini adalah cara membuka file word yang dipassword atau di protect.

1. Buka file yang ada passwordnya dengan cara 1 atau 2 seperti yang telah dijelaskan di atas. Maka kotak dialog Password yang langsung muncul ketika file dibuka.
2. Ketik password untuk membuka file tersebut.
3. Setelah password terisi, klik tombol OK. Maka kita bisa melihat dan mengedit file tersebut.
4. Apabila ada dokumen yang diproteksi sehingga tidak bisa diedit akan muncul jendela Restrict Editing di sebelah kiri. Untuk bisa memodifikasinya tinggal klik Stop Protection. Lalu masukkan password pada kotak dialog Unprotect Document. Maka file sudah bisa dimodifikasi atau diedit kembali.

Read More

Membuka dan Membuat Dokumen Baru Microsoft Word

Cara Membuka Microsoft Word dan Membuat File Dokumen Baru

Langkah awal dalam menggunakan MS Word adalah membuka aplikasi tersebut terlebih dahulu. Ada beberapa cara dalam membuka Microsoft Word dari cara yang biasa digunakan hingga cara cepat yang lebih efisien. Sebagai pemula, kita harus mengetahui semua cara tersebut supaya bisa menggunakannya pada berbagai kondisi.

Ingin tahu apa saja caranya? Ikuti langkah-langkahnya berikut! Tapi sebelumnya pastikan di komputer atau laptop kita sudah terinstal aplikasi MS Word. Kita mulai dari cara yang umum digunakan.

Membuka Microsoft Word dari Start Menu

Cara ini adalah cara yang banyak digunakan oleh pengguna yaitu melalui Start menu yang ada pada Windows. Pada praktik ini saya menggunakan Windows 10 dengan MS Word 2019. Namun sebenarnya langkah-langkahnya adalah sama, hanya saja nama aplikasinya yang berbeda. Untuk lebih jelasnya silahkan simak langkah-langkahnya di bawah ini.

Berikut ini adalah cara membuka Microsoft Word dari Start Menu Windows.

1. Klik tombol Start, yang ada pada pojok kiri bawah tampilan dekstop. Saat start menu terbuka, kita akan melihat semua yang telah terinstall. Aplikasi tersebut urut berdasarkan abjad.
2. Scroll ke bawah dan cari aplikasi Word untuk pengguna MS Word 2019. Sedangkan untuk pengguna versi yang lebih lama cari menu Microsoft Office.
3. Klik aplikasi Word untuk pengguna Word 2019. Bagi pengguna versi 2016 klik Word 2016. Sedangkan untuk versi Word 2007, 2010 dan 2013 silahkan menyesuaikan dengan nama aplikasinya.
4. Tunggu hingga program aplikasi tampil. Saat sudah tampil maka software siap digunakan.

Membuka MS Word melalui Icon Shortcut di Desktop

Shortcut artinya adalah jalan pintas. Jadi cara ini adalah cara cepat untuk menuju aplikasi yang akan kita buka. Pada tampilan dekstop terdapat berbagai macam icon aplikasi yang sudah terinstall. Kita hanya perlu klik 2 kali icon tersebut (double click).

Berikut adalah langkah-langkah membuka Microsoft Word melalui icon shortcut di desktop Windows.

1. Buka desktop laptop atau komputer anda.
2. Cari icon bernama MS Word yang berwarna khas didominasi oleh warna biru dan bergambarkan huruf W.
3. Lalu klik 2x secara cepat icon aplikasi tersebut untuk membuka program Microsoft Word. Lalu tunggu hingga aplikasi tampil.
4. Selain dengan klik kiri 2x, bisa juga dengan klik kanan pada icon ms word di dekstop. Lalu klik Open.

Menjalankan Microsoft Word Menggunakan Tombol Keyboard

Cara ini cocok untuk anda yang tidak ingin menyentuh mouse atau touchpad pada laptop. Langkahnya juga tergolong cepat.

Berikut adalah cara menjalankan microsoft word menggunakan tombol keyboard.

1. Tekan tombol berlogo Windows pada keyboard untuk masuk ke menu start secara singkat.
2. Tekan langsung tombol W pada keyboard sehingga fitur search akan otomatis terbuka dan menampilkan aplikasi yang mempunyai nama awalan huruf W, yaitu Word. Disitu akan langsung muncul ikon aplikasi MS Word.
3. Arahkan kursor ke arah Word dengan menggunakan tombol arah atas dan bawah di keyboard.
4. Tekan tombol Enter. Maka aplikasi akan terbuka.

Membuat Dokumen Baru di Microsoft Word

Sebelumnya kita harus membuka terlebih dahulu aplikasi MS Word menggunakan salah satu cara di atas. Kita bisa menggunakan cara yang kita suka dan yang menurut kita paling mudah.

Berikut ini adalah cara membuat dokumen baru di MS Word.

1. Buka aplikasi MS Word dengan cara yang sebelumnya telah dijelaskan.
2. Klik pada Blank document.
3. Kemudian kita akan dibawa ke dalam tampilan halaman baru yang masih kosong.

Read More

 

Bagian-Bagian dan Tampilan Microsoft Word Beserta Fungsinya

Program aplikasi Microsoft Word adalah salah satu aplikasi pengolah kata yang paling diminati banyak pengguna di dunia. Karena mempunyai banyak fitur-fitur dengan tampilan yang mudah digunakan (user friendly). Sehingga software ini dapat membantu memudahkan pengguna dalam mengoperasikannya.

Setelah mengetahui pengertian Microsoft Word pada artikel sebelumnya, kita juga harus mengetahui bagian-bagian Microsoft Word. Agar kita bisa mengoperasikan aplikasi dan belajar MS Word dengan mudah. Pada artikel ini saya menggunakan tampilan Microsoft Word 2019. Namun sebenarnya bagian-bagian dari tampilan tidak jauh berbeda dengan word 2007, 2010, 2013 dan 2016.

Berikut ini tampilan dan bagian-bagian Microsoft Word beserta fungsinya.

1. Quick Access Toolbar (Toolbar Akses Cepat)

Toolbar akses cepat berada di pojok kiri atas jendela. Toolbar ini memiliki 3 tombol yang berbentuk icon yaitu tombol Save, Undo & Redo serta Customize Quick Access Toolbar.

Fungsi toolbar akses cepat:

• Save, untuk menyimpan setiap perubahan file dokumen
• Undo, untuk membatalkan/mengembalikan perubahan file dokumen yang terakhir. Terlihat tombol panah mengarah ke bawah untuk melihat setiap daftar perubahan file yang dibatalkan.
• Redo, untuk mengembalikan pembatalan apabila kita telah merubah file dokumen yang terakhir.
• Customize Quick Access Toolbar, untuk mengkustomisasi atau kita bebas mengatur tombol yang ada pada toolbar akses cepat sesuai dengan kebutuhan.

2. Title Bar (Baris Judul)

Title bar adalah bagian Microsoft Word yang berada di tengah paling atas aplikasi saat MS Word dibuka. Title bar berfungsi untuk menampilkan nama dokumen dan jenis dokumen yang sedang aktif pada bagian atas jendela aplikasi. Jika kita membuka file baru dan belum diberi nama maka dokumen akan secara default bernama Document1, Document2, dan seterusnya.

Tidak hanya itu saja, fungsi title bar yang lain juga bisa digunakan untuk memindahkan jendela aplikasi secara keseluruhan dengan cara drag and drop menggunakan mouse.

3. Window Management (Kontrol Jendela)

Window Management terletak di sudut kanan atas jendela dan terdiri atas 4 tombol. Fungsi pada masing-masing tombol tersebut antara lain:

• Tombol Close berfungsi untuk menutup jendela ms word
• Tombol Restore Down digunakan untuk memperkecil jendela. Sedangkan tombol Maximize digunakan untuk menampilkan dan memperbesar jendela secara full.
• Tombol Minimize, jika tombol ini diklik maka jendela word memperkecil dirinya dan menjadi icon aktif pada taskbar.
• Ribbon Display Options, untuk menampilkan atau menyembunyikan toolbar ribbon, terdapat beberapa pilihan pengaturan yang bisa kita sesuaikan.

Oh iya, jika jendela ms word dalam ukuran normal, maka tombol restore akan berubah menjadi tombol maximize, begitu juga sebaliknya.

4. Ribbon

Ribbon adalah kumpulan menu bar yang memiliki tombol-tombol perintah MS Word dan telah dikelompokkan sedemikian rupa berdasarkan fungsi masing-masing untuk memudahkan penggunaannya. Fungsi ribbon adalah untuk mengelompokkan fitur-fitur dari MS Word yang kemudian ditampilkan secara teratur agar mudah diakses.

Di dalam ribbon terdapat bagian lain yaitu:

• Menu bar adalah baris menu utama yang ditampilkan secara mendatar di bawah title bar. Fungsi dari menu bar adalah untuk mengelompokkan menu berdasarkan kegunaannya. Menu pada Microsoft Word secara default terdiri dari 10 menu. Yaitu menu Home, Insert, Design, Layout, References, Mailings, Review, View dan Help.
• Tombol pembuka dialog box, ada beberapa menu perintah yang memiliki tombol pembuka dialog box ini. Klik pada tombol tersebut sehingga akan tampil dialog box yang berhubungan denga menu perintah tersebut.

5. Ruler (Penggaris)

Ruler adalah fitur pengukur halaman yang berfungsi untuk mengatur tata letak halaman baik itu teks maupun objek (bisa gambar, table dan lain sebagainya). Dengan memanfaatkan fitur ini kita dengan mudah bisa mengetahui dan mengatur batas halaman, tabulasi, jarak teks dengan tepi halaman maupun dengan objek lainnya.

Letak itu sendiri biasanya terdapat di atas lembar halaman (tepat di bawah ribbon). Tapi selain itu kita juga bisa menampilkan ruler di samping halaman.

6. Worksheet (Lembar Kerja)

Jika kita membuka dokumen baru dan terlihat lembaran halaman bewarna putih itu adalah Worksheet. Worksheet biasa juga disebut sebagai lembar kerja, workspace atau teks area pada Microsoft Word. Worksheet ibarat seperti kanvas. Bagian ini merupakan tempat untuk mengetik, mengedit, menambahkan gambar dan pekerjaan lain sesuai dengan kebutuhan kita.

7. Kursor

Sebelum kita menulis di lembar dokumen yang baru, kita akan melihat tanda garis tegak yang berkedip-kedip. Letaknya berada pada kiri atas worksheet. Kursor berfungsi untuk menunjukkan posisi pengetikan atau posisi interaksi dengan layar saat ini. Ketika mengetikkan sesuatu maka teks akan keluar di lokasu kursor tersebut.

Kita bisa memindahkan kursor kita dengan menggerakkan mouse kemanapun yang kita inginkan. Misalnya untuk mengedit teks yang telah kita tulis.

8. Status Bar

Status bar terdapat pada bagian kiri paling bawah jendela MS Word. Fungsi status bar adalah untuk menampilkan informasi secara real time mengenai perintah yang sedang aktif pada dokumen yang sedang dibuka. Informasi tersebut antara lain:

• Page … of … , menunjukkan jumlah total halaman yang sedang ditampilkan dan pada halaman berapa (kursor) anda aktif.
• … Words, menunjukkan jumlah kata yang ada pada dokumen.
• English (United States), yaitu Bahasa yang digunakan dalam ms word tersebut maupun sebagai pengejaan kata (spelling) terhadap teks yang diketik.

9. Page View (Tampilan Halaman)

Bagian jendela yang satu ini terdapat pada pojok kanan paling bawah ms word. Letaknya sebaris dan bersebelahan dengan Status Bar. Secara default tampilan yang terlihat pada layar kita adalah tampilan print layout. Bisa kalian lihat pada gambar tersebut bahwa tampilan print layout sedang aktif.

Pada toolbar Page View ada 5 macam pilihan tampilan yang dapat kita pilih sesuai dengan kebutuhan. Masing-masing mempunyai fungsi tersendiri bagi penggunannya. Berikut lebih jelasnya apa perbedaan dari masing -masing tampilan tersebut:

• Read Mode, mode ini menampilkan halaman dokumen menjadi satu tampilan terdapat 2 lembar halaman secara berdampingan seperti layaknya buku yang dijilid.
• Print Layout, mode ini berfungsi untuk menunjukkan ukuran sebenarnya dari dokumen dan menampilkan tatak letak halaman. Sehingga memudahkan ketika dokumen hendak dicetak (di print).
• Web Layout, mode ini berfungsi untuk menampilkan halaman dokumen seperti tampilan pada website. Halaman dokumen akan nampak melebar jika kalian memilih tampilan ini.
• Slider zoom in & zoom out, untuk mengatur perbesaran atau pengecilan tampilan halaman dokumen dengan cara menyeret ke kiri untuk zoom out (atau klik tombol +) sedangkan seret ke kanan untuk zoom in (atau klik tombol -)

Read More